Muitas pessoas confundem o que é importante com o que é urgente. E por isso, perdem o foco do que deveriam realizar.

Usar o termo “urgente” com a intenção de dar mais importância é algo corriqueiro, mas que pode ser muito prejudicial, impedindo que atividades realmente importantes sejam realizadas. Além de não fazer sentido algum.

Importante refere-se ao valor que determinada atividade tem para você. Está relacionado a utilidade, interesse e contribuição para sua vida pessoal ou profissional.

Já a urgência está relacionada única e exclusivamente ao tempo, já que ela é definida pelo seu prazo de conclusão.

Prospectar clientes é uma atividade importante para um freelancer, por exemplo, mas pode não ser urgente já que não tem uma data limite. Precisa estar em evidência na escala de prioridades ou pode ser soterrada por várias ações urgentes que assumem a frente na lista de tarefas diárias.

Outro ponto a ser abordado é que a escala Importante x Urgente é particular e refere-se a visão  de cada pessoa. O profissional precisa estabelecer a sua classificação das atividades para que possa negociar com superior imediato ou outros departamentos, caso haja muitas demandas.

Para auxiliá-lo a lidar com as tarefas, classifique-as de acordo com as 4 categorias abaixo:

Importantes e urgentes
Essa categoria é a nº 1 em nível de estresse. São atividades que precisam ser realizadas com um prazo curto. A dica aqui é não deixar que elas se acumulem. Dedique um período do seu dia para eliminá-las. E lembre-se que você nunca ficará sem tarefas. Acalme-se e veja o que pode ser feito no dia e o que pode ser adiado.

Importantes e não urgentes
É aqui que muitas pessoas se perdem. Deixam coisas importantes, como por exemplo, fazer um curso de especialização para depois, justamente por não ser urgente. A realização do curso traria um impacto positivo da vida profissional, mas é posta de lado por falta de foco no longo prazo. Mantenha as atividades importantes sempre à vista e selecione de tempos em tempos algumas delas para se dedicar.

Não importantes e urgentes
Se a atividade não é importante para você, considerando os âmbitos profissionais ou pessoais, delegue. Não é importante e tornou-se urgente? Tente contar com a ajuda de outra pessoa para realizá-la. Estou considerando que uma atividade não importante não faz parte da descrição do seu cargo ou do que a empresa espera de você. Nada de tentar tirar vantagem aqui, hein?

Não importante e não urgente
Outro ponto crítico. A indicação nesse caso é não fazer. Mas entendo que isso pode ter efeitos colaterais. Nesse caso, vale a pena repensar e reclassificar, tentando delegar ou encontrar uma outra maneira de realizar a tarefa, usando algum aplicativo ou contratando um serviço terceirizado, por exemplo.

Comece a aplicar esses critérios e verifique como sua produtividade melhora. Não nascemos para sermos “tarefeiros”, simplesmente fazendo uma tarefa atrás da outra. Nossa vida tem propósito, busque o seu e mãos à obra!